BillingDeeใบเสนอราคา vs ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร
สองเอกสารนี้หน้าตาคล้ายกันมาก — มีรายการสินค้า ราคา ยอดรวมเหมือนกัน แต่ใช้คนละจังหวะของการซื้อขาย และมีความหมายทางธุรกิจต่างกันโดยสิ้นเชิง
ใบเสนอราคา (Quotation) — ก่อนตกลงซื้อ
ออกให้ลูกค้า "ก่อน" ตัดสินใจซื้อ เพื่อแจ้งว่าสินค้า/บริการนี้ราคาเท่าไหร่ มักระบุวันหมดอายุของราคา (เช่น ยืนราคา 30 วัน) ลูกค้าใช้เปรียบเทียบกับเจ้าอื่นได้ ยังไม่มีภาระต้องจ่ายเงินใดๆ
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) — หลังส่งมอบ เรียกเก็บเงิน
ออก "หลัง" ตกลงซื้อและส่งมอบสินค้า/บริการแล้ว เพื่อเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ ระบุกำหนดชำระชัดเจน ถือเป็นเอกสารทางบัญชีที่ทั้งสองฝ่ายใช้บันทึกหนี้
เทียบชัดๆ
- จังหวะ: ใบเสนอราคาออกก่อนขาย · ใบแจ้งหนี้ออกหลังส่งมอบ
- จุดประสงค์: เสนอราคาให้พิจารณา · เรียกเก็บเงินตามที่ตกลง
- ผลผูกพัน: ผูกพันฝั่งผู้ขายตามเงื่อนไขยืนราคา · เป็นหลักฐานหนี้ที่ลูกค้าต้องชำระ
- สิ่งที่ตามมา: ถ้าลูกค้าตกลง → เปิดงาน/ส่งของ · เมื่อลูกค้าจ่าย → ออกใบเสร็จรับเงิน
ลำดับเอกสารในการขายหนึ่งครั้ง
ใบเสนอราคา → (ลูกค้าตกลง) → ส่งมอบงาน → ใบแจ้งหนี้ → (ลูกค้าชำระ) → ใบเสร็จรับเงิน
ระบบอย่าง BillingDee ช่วยให้แปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องกรอกรายการซ้ำ ลดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ใหม่